特定技能外国人を受け入れている企業にとって、定期届出は避けて通れない重要な手続きです。
これまでは四半期ごとに提出する必要があり、実務担当者にとって負担の大きい業務のひとつでした。
しかし、2025年4月から特定技能制度の運用が見直され、定期届出は四半期ごとではなく、年1回の提出へ変更されています。新しいルールで最初に提出する定期届出は、2026年4月以降です。
提出頻度が減ったことで一見すると楽になったように見えますが、実際には1年分の受け入れ状況・活動状況・支援実施状況をまとめて報告する必要があります。
出入国在留管理庁も、対象年の4月1日から翌年3月31日までの状況を、翌年4月1日から5月31日までに提出する必要があると案内しています。
この記事では、特定技能の定期届出が年1回に変更されたことで、企業が確認すべき提出期限、必要書類、実務上の変更点をわかりやすく解説します。
特定技能の定期届出とは？
特定技能の定期届出とは、特定技能外国人を受け入れている企業が、受け入れ状況や活動状況、支援の実施状況などを出入国在留管理庁へ報告する手続きです。
特定技能制度では、外国人を採用して終わりではありません。
雇用契約の内容が守られているか、適切な業務に従事しているか、給与が正しく支払われているか、支援計画に沿った支援が行われているかなど、受け入れ後の管理も重要です。
そのため、定期届出は単なる事務作業ではなく、企業が特定技能外国人を適正に受け入れていることを示すための報告でもあります。特に2026年提出分からは、年1回の提出になる一方で、年度単位で内容を整理する必要があるため、日々の労務管理や支援記録の残し方がこれまで以上に大切になります。
定期届出は四半期ごとから年1回に変更
今回の大きな変更点は、特定技能の定期届出の提出頻度です。
これまでは四半期ごと、つまり3ヶ月に1回の提出が必要でしたが、新しいルールでは定期届出は年1回に変更されています。
出入国在留管理庁の案内では、2025年1月から3月までを対象期間とした届出が、四半期ごとの定期届出としての最後の提出になっています。
その後、新しいルールによる年1回の定期届出を最初に提出するのは、2026年4月以降です。
ここで注意したいのは「年1回になったから管理も年1回でよい」というわけではない点です。
提出の回数は減りましたが、日々の労働時間、給与、支援内容、面談記録などは継続して管理する必要があります。
むしろ1年分をまとめて確認する形式になるため、記録が不足していると提出前に慌てる可能性があります。
企業としては、毎月の給与計算や勤怠管理、緯線面談の記録をその都度整理しておくことが重要です。
2026年提出分の期限はいつまで？
2026年提出分の定期届出で押さえておきたいのは、対象期間と提出機関です。
新しい定期届出では、対象年の4月1日から翌年3月31日までの受け入れ・活動・支援実施状況を、翌年4月から5月31日までに提出します。つまり、2026年に提出する定期届出は、原則として2025年4月1日から2026年3月31日までの内容をまとめるイメージです。
提出期限は、2026年4月1日から5月31日までです。
5月末に近づけば近づくほど、書類の確認や修正、添付書類の準備で時間がかかる可能性があります。
特に複数の特定技能外国人を受け入れている企業や、複数の事業所で雇用している企業は、早めに社内の情報をまとめておく必要があります。
また、受け入れが1日でもあった年度は届け出対象期間になるとされています。
途中で退職した外国人や、年度途中に入社した外国人がいる場合も、対象から漏れないように確認しておきましょう。
変更点は「様式統合」と「届出項目の見直し」
今回の変更では、提出頻度が年1回になっただけではありません。
これまで分かれていた「受入れ・活動状況に係る届出書」と「支援実施状況に係る届出書」が一体化され、受け入れ・活動・支援実施状況に係る届出書へ変更されます。
この変更により、企業は受け入れ状況、活動状況、支援実施状況をまとめて整理する必要があります。
主な届出事項としては、特定技能外国人の労働日数、労働時間数、給与の支給総額、昇給率などが示されています。届出書本体には年度の平均を記載し、別紙では個人ごとの年間活動日数、給与の総支給額、支援の実施状況などを、受け入れている事業所単位で作成する形です。
つまり、今回の変更は「提出回数が減った」という単純な話ではありません。
1年分の情報を正確に集計し、事業所単位・個人単位で整理する必要があるため、勤怠、給与、支援記録の管理体制が問われるようになっています。
定期届出に必要な資料
定期届出では、受け入れ・活動・支援実施状況に係る届出書に加えて、添付書類の準備も必要です。
出入国在留管理庁は、主な添付書類として、特定技能所属機関の登記事項証明書、決算関係書類、役員の住民票の写し、公的義務の履行証明書などを挙げています。
また、特定技能外国人を受け入れている場合、年1回の定期届出において、受け入れ期間としての適格性を確認するとされています。そのため、労働保険料、社会保険料、国税、法人住民税などの納付状況に関する資料も確認対象になる可能性があります。
実務上は、次のような情報を早めに整理しておくと安心です。
- 対象年度中に受け入れた特定技能外国人の使命・在留カード情報
- 労働日数、労働時間数、給与総額
- 昇給の有無や昇給率
- 退職者・転職者・一時国者の有無
- 支援計画に基づく支援の実施記録
- 定期面談の記録
- 社会保険料、労働保険料、税金の納付状況
特に給与や労働時間は、提出前にまとめて確認しようとすると時間がかかります。
毎月の給与締め後に、特定技能外国人ごとの管理表に転記しておくと、定期届出の時期に慌てずに済みます。
年1回になっても定期面談は3ヶ月に1回以上必要
定期届出が年1回に変更されたことで、誤解しやすいのが定期面談です。
定期届出の提出頻度は年1回になりましたが、1号特定技能外国人への定期的な面談は、従前どおり3ヶ月に1回以上行う必要があります。出入国在留管理庁も、定期面談は引き続き3ヶ月に1回以上必要だと案内しています。
つまり、届出は年1回でも、支援の実施や面談の記録は四半期ごとに残しておく必要があります。
また、定期面談については、対象となる特定技能外国人の同意がある場合、オンライン面談も実施可能とされています。ただし、オンラインで実施した場合でも、面談日、面談者、確認した内容、相談事項、対応内容などを記録として残しておくことが重要です。
企業が確認すべき実務上のポイント
定期届出の変更点を踏まえると、企業が確認すべきポイントは大きく3つあります。
1つ目は、「社内の管理担当者を計画にすること」です。
人事、総務、現場責任者、登録支援機関の間で情報が分散していると、提出時に必要な情報が集まりにくくなります。
2つ目は、「月次で記録を残す仕組みを作ること」です。
年1回の届出だからこそ、年度末にまとめて対応するのではなく、毎月の勤怠・給与・支援状況を簡単な一覧表にしておくと安心です。
3つ目は、「登録支援機関に委託している場合でも、企業側が内容を把握しておくこと」です。
支援を委託していても、特定技能外国人の受け入れ主体は企業です。
支援記録や面談記録を登録支援機関任せにせず、提出前に内容を確認できる体制を整えておきましょう。
特定技能の定期届出は年1回でも日々の管理が重要
特定技能の定期届出は、2026年提出分から年1回の手続きとして本格的に運用されます。
提出機関は毎年4月1日から5月31日までで、対象年度の受け入れ・活動・支援実施状況をまとめて報告する必要があります。
今回の変更点は、単に提出回数が減ったことだけではありません。
様式が統合され、労働日数、労働時間、給与、昇給率、支援状況などを年度単位で整理する必要があります。
また、定期届出が年1回になっても、定期面談は3ヶ月に1回以上必要です。
企業にとって大切なのは、提出時期になってから慌てて書類を集めるのではなく、日々の雇用管理と支援記録を積み上げておくことです。特定技能外国人を安心して受け入れ続けるためにも、起源や必要書類、変更点を早めに確認し、社内の管理体制を整えておきましょう。
医療介護ネットワークでは、登録支援機関として企業に代わり、出入国在留管理庁への定期届出の申請を行っています。特定技能外国人の受け入れに関して不明点や不安点などあれば、お気軽に医療介護ネットワーク株式会社にご相談ください。