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特定技能外国人を受け入れている企業にとって、定期面談は避けて通れない重要な支援業務です。
しかし「どのくらいの頻度で実施すればよいのか」「誰に対して、何を確認すればよいのか」「対面とオンラインのどちらが認められているのか」といった点について、正確に把握できている担当者の方は決して多くありません。
定期面談は特定技能1号外国人に課せられた義務的支援の一つであり、適切に実施されていない場合には受入れ機関としての責務を問われる可能性もあります。
今回は、特定技能の定期面談について、実施義務の根拠・頻度・対象者・確認すべき項目・実施方法の最新ルールまで、企業のご担当者が押さえておくべきポイントをお伝えします。
特定技能における定期面談の位置づけと実施義務
特定技能の定期面談は、特定技能1号外国人を受け入れる機関に法令上課せられた「義務的支援」の一項目として位置づけられています。
義務的支援とは、特定技能1号外国人が日本での就労や生活を円滑に行えるよう、受入れ機関（または委託を受けた登録支援機関）が必ず実施しなければならない支援のことを指します。
事前ガイダンスや生活オリエンテーション、相談・苦情への対応などと並んで、定期面談はこの義務的支援の中核を成すものです。
定期面談を実施していない場合や、実施状況を確認できる記録が不十分な場合には、支援計画に基づく支援が適切に行われていないと見なされる可能性があります。
そのため、定期面談は、特定技能外国人を適正に受け入れるために必要な支援のひとつとして、社内でも位置づけを共有しておくことが重要です。
定期面談が義務的支援に含まれる理由
定期面談が義務的支援に組み込まれているのは、特定技能外国人が抱える課題を早期に把握し、深刻な問題へ発展する前に対応するためです。
言語や文化の違いから、外国人本人が自ら問題を訴え出ることは容易ではありません。
賃金の未払いや契約と異なる業務への従事、長時間労働、職場でのハラスメントといった事象は、本人が声を上げにくいまま潜在化しやすい性質を持っています。
定期的に面談の機会を設けることで、こうした問題を受入れ機関側から能動的に確認し、行政機関とも連携しながら適切に対処できる体制を整えることが、制度の狙いとされています。
受入れ機関と登録支援機関の役割分担
定期面談を誰が実施するかは、支援体制をどのように構築しているかによって異なります。
受入れ機関が自社で支援を行う場合は、自社の支援責任者または支援担当者が面談を実施します。
一方、支援業務を登録支援機関へ委託している場合は、登録支援機関が特定技能外国人に対する定期面談を担います。
なお、支援を全部委託しているケースであっても、受入れ機関側の監督をする立場の者に対する面談は引き続き必要となるため、登録支援機関から受入れ企業の担当者が面談を受ける形となります。
自社実施か委託かによって責任の所在や実務の流れが変わるため、現在の支援体制を改めて確認しておくことが望まれます。
定期面談の実施頻度と対象者
定期面談を行う上で、まず明確にしておく必要があるのが「どのくらいの頻度で」「誰に対して」実施するのかという点です。
この二つの要件を満たしていなければ、面談を行っていても義務を果たしたとは認められません。頻度と対象者は制度上明確に定められているため、自社の運用がこの基準に合致しているかを定期的に点検することが大切です。
ここでは、実施頻度の基準と、面談の対象となる人物について整理いたします。
3か月に1回以上という頻度の基準
定期面談は、3か月に1回以上の頻度で実施することが義務づけられています。
これは原則として分野や事業所の規模にかかわらず適用される共通の基準であり、特定技能1号外国人を受け入れている限り、継続的に実施し続ける必要があります。
「3か月に1回以上」とされているため、これより短い間隔で実施することは問題ありませんが、間隔が3か月を超えてしまうと義務を満たさないことになります。
受入れ人数が増えてくると面談のスケジュール管理が煩雑になりやすいため、年間の面談計画をあらかじめ立て、対象者ごとに次回実施予定を管理しておく運用が現実的です。
外国人本人と監督をする立場の者の双方が対象
定期面談の対象は、特定技能外国人本人だけではありません。
本人に加えて、その外国人を監督する立場にある者に対しても面談を実施する必要があります。
監督をする立場の者とは、特定技能外国人の業務内容を把握し、日常的に指揮・監督する立場にある上司や現場責任者などを指します。
本人への面談と監督者への面談は、それぞれの立場から状況を確認するものです。
そのため、両者を同席させて一度に済ませるのではなく、本人が率直に話せる環境を確保するためにも、個別の機会として設ける運用が望ましいでしょう。
定期面談で確認すべき主な項目
定期面談では、特定技能外国人の就労状況や生活状況が適切に保たれているかを多面的に確認します。
形式的に質問をなぞるのではなく、本人の実態を正確に把握する姿勢が大切です。
特に、本人が十分に理解できる言語で相談できる体制を整え、安心して実情を話せる雰囲気をつくることが、実効性のある面談につながります。
ここでは、面談で確認すべき代表的な項目を整理いたします。
労働条件・賃金・労働時間に関する確認
定期面談において中心となるのが、労働条件が雇用契約どおりに守られているかの確認です。
具体的には、雇用契約に基づいて毎月適切に報酬が支払われているか、契約と異なる業務に従事していないか、契約と異なる労働時間で働いていないか、所属機関以外の事業主のもとで業務に従事していないか、といった点を一つずつ確認します。
報酬の未払いや過度な長時間労働、契約外業務への従事は、特定技能制度において問題になりやすい事象です。
これらは外国人本人が自ら申し出にくい内容でもあるため、面談の場で受入れ機関側から丁寧に確認することが重要です。
生活状況・健康・職場環境に関する確認
労働面に加えて、生活面で困っていることや健康状態、職場の人間関係についても確認します。
たとえば、日常生活で不安に感じていることはないか、医療機関の受診や行政手続きで困っていないか、職場でハラスメントや差別的な扱いを受けていないか、相談したいことがあっても相談できずにいないかなどを、必要に応じて確認しておくとよいでしょう。
特定技能外国人は、住居や行政手続き、医療機関の利用など、生活面でも不安を抱えることがあります。
こうした課題を面談で早期に把握できれば、必要な支援へ速やかにつなげることができます。
職場環境に関する確認も、本人が安心して働き続けられるかどうかに関わる重要な視点です。
面談で把握した問題への対応と通報義務
面談を通じて何らかの問題が把握された場合には、受入れ機関として適切に対応する必要があります。
特に、面談の過程で労働基準法その他の労働関係法令に違反している疑いを把握した場合には、労働基準監督署などの関係行政機関への通報が必要になります。
また、在留資格や受入れ体制に関わる問題がある場合には、地方出入国在留管理局への相談・報告も検討する必要があります。
定期面談は、問題を「聞き取る」だけで終わるものではありません。
把握した内容に応じて、社内での是正、関係部署への共有、必要に応じた行政機関への通報など、次の対応につなげてこそ意味があります。
そのため、面談で得られた情報をどのように記録し、誰が確認し、どの部署が対応するのかという社内フローをあらかじめ整理しておくことが、実効性のある運用につながります。
定期面談の実施方法と最新の運用ルール
定期面談の実施方法については、運用見直しによって取り扱いが変化しています。
最新のルールを正しく理解していないと、認められない方法で面談を行ってしまうおそれがあるため、現行の取り扱いを確実に押さえておく必要があります。
ここでは、実施方法に関する最新の運用ルールと、記録・届出の流れについて解説いたします。
対面実施の原則とオンライン面談の取り扱い
定期面談の実施方法は、時期によって取り扱いが変わってきました。
新型コロナウイルス感染症の流行下では、一定の取扱いとしてオンラインでの面談が認められていましたが、2024年1月1日以降はその取扱いが終了し、原則として対面で実施する運用となりました。
その後、2025年4月の運用見直しにより、面談対象者の同意がある場合には、一定のルールのもとでオンライン面談も実施できるようになっています。
これにより、遠方の事業所や複数拠点で特定技能外国人を受け入れている企業にとっては、面談の運用がしやすくなった面があります。
ただし、オンラインで実施する場合でも、本人が率直に状況を話せる環境を整えることや、確認すべき項目を漏れなく確認することは、対面の場合と変わりません。
また、本人が対面での面談を希望する場合や、オンライン面談では実態把握が難しいと判断される場合には、対面での実施を検討する必要があります。
面談記録の作成と定期届出への反映
定期面談を実施した後は、参考様式などを用いて、面談内容を記録として残しておく必要があります。
面談で確認した事項や、そこで把握された問題、対応の状況などを記録しておくことは、支援を適切に実施した証跡となるだけでなく、後の対応や引き継ぎの際にも役立ちます。
さらに、面談結果を含む支援の実施状況は、定期届出として地方出入国在留管理局へ提出する必要があります。}
定期届出の提出頻度については、令和7年4月1日施行の省令改正により、従来の四半期ごとから年1回へ変更されています。
なお、定期届出の提出頻度が年1回になっても、定期面談そのものの実施頻度が年1回になるわけではありません。
定期面談は、従来どおり3か月に1回以上実施する必要があります。面談の実施頻度と届出の提出頻度は別の概念であるため、両者を混同しないよう注意が必要です。
届出の様式や提出時期は改正の影響を受けるため、出入国在留管理庁の最新情報を確認しながら準備を進めることが重要です。
※定期届出については、こちらのコラムをご覧ください。
特定技能の定期面談を適切に運用し続けるために
特定技能の定期面談は、特定技能1号外国人を受け入れる機関に求められる重要な支援の一つです。
3か月に1回以上、外国人本人と監督する立場の者の双方に対して実施し、労働条件や報酬、生活状況、職場環境などを確認する必要があります。
また、面談で法令違反などの問題を把握した場合には、関係行政機関への通報も含めて適切に対応することが大切です。
近年はオンライン面談の取り扱いや定期届出の頻度など、運用ルールにも変更があるため、常に最新情報を確認しながら進める必要があります。
定期面談は、単なる形式的な確認ではなく、特定技能外国人が安心して働き続けられる環境を整えるための大切な機会です。
自社だけで対応することに不安がある場合は、弊社医療介護ネットワークにご相談ください。