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特定技能外国人を受け入れている企業にとって、定期面談は適切に実施しなければならない重要な支援業務の一つです。
一方で、「どのくらいの頻度で行う必要があるのか」「誰と面談し、どのような内容を確認するのか」「対面だけでなくオンラインでも実施できるのか」など、具体的なルールを十分に把握できていない担当者もいるのではないでしょうか。
特定技能の定期面談は、1号特定技能外国人に対する義務的支援に含まれています。必要な面談を実施していなかったり、確認内容や記録が不十分だったりすると、受入れ機関として適切な支援を行っていないと判断される可能性があります。
今回は、特定技能の定期面談について、実施義務の根拠や頻度、対象者、確認しておきたい項目を分かりやすく解説します。あわせて、対面・オンラインによる実施方法や記録・報告に関するルールなど、企業の担当者が押さえておきたいポイントをお伝えします。
特定技能における定期面談の位置づけと実施義務
特定技能の定期面談は、1号特定技能外国人を受け入れる企業に求められる「義務的支援」の一つです。
義務的支援とは、1号特定技能外国人が日本で安心して働き、日常生活を送れるよう、受入れ機関または委託を受けた登録支援機関が必ず行わなければならない支援を指します。
事前ガイダンスや生活オリエンテーション、相談・苦情への対応などと同様に、定期面談も支援計画に基づいて実施する必要があります。面談を通じて、本人の就労状況や生活上の悩み、受入れ企業で問題が起きていないかなどを継続的に確認します。
特定技能の定期面談を実施していなかったり、実施したことを確認できる記録が残っていなかったりすると、支援計画に沿った支援が適切に行われていないと判断される可能性があります。
そのため、定期面談を単なる形式的な手続きとして扱うのではなく、特定技能外国人の安定した就労と生活を支えるために必要な業務として、社内でも目的や実施方法を共有しておくことが大切です。
定期面談が義務的支援に含まれる理由
特定技能の定期面談が義務的支援に含まれているのは、外国人本人が抱えている悩みや問題を早い段階で把握し、深刻化する前に対応するためです。
言葉や文化、職場環境の違いから、特定技能外国人が自分から困りごとを伝えるのは簡単ではありません。賃金の未払いや雇用契約と異なる業務、長時間労働、職場でのハラスメントなどがあっても、相談できないまま問題を抱え込んでしまうことがあります。
そこで、定期面談の機会を設け、受入れ機関や登録支援機関の側から、就労状況や生活面で困っていることがないかを継続的に確認します。
問題が見つかった場合には、社内で対応するだけでなく、必要に応じて行政機関や関係機関につなぐことも重要です。特定技能の定期面談は、外国人本人の声を拾い、安心して働ける環境を整えるための大切な仕組みといえるでしょう。
受入れ機関と登録支援機関の役割分担
特定技能の定期面談を誰が実施するかは、受入れ企業がどのような支援体制を設けているかによって異なります。
受入れ企業が1号特定技能外国人への支援を自社で行っている場合は、社内で選任された支援責任者または支援担当者が定期面談を実施します。
一方、支援業務を登録支援機関へ委託している場合は、登録支援機関の担当者が特定技能外国人との定期面談を行います。支援をすべて委託しているケースでは、外国人本人だけでなく、受入れ企業で本人を監督する立場の担当者に対する面談も必要です。そのため、登録支援機関の担当者が、受入れ企業の現場責任者や上司などから就労状況を確認する形になります。
自社で支援する場合と登録支援機関へ委託する場合では、定期面談の実施者や実務の流れが異なります。面談の未実施や連携不足を防ぐためにも、誰が面談を担当し、どのように記録・共有するのかを事前に確認しておくことが大切です。
定期面談の実施頻度と対象者
特定技能の定期面談を適切に行うためには、「どのくらいの頻度で実施するのか」「誰を対象にするのか」を明確にしておく必要があります。
面談を実施していても、定められた頻度や対象者の要件を満たしていなければ、義務的支援を適切に行ったとは認められない可能性があります。そのため、受入れ企業や登録支援機関は、自社の運用が制度上の基準に沿っているかを定期的に確認することが大切です。
ここでは、特定技能の定期面談における実施頻度と、面談の対象者について詳しくお伝えします。
3か月に1回以上という頻度の基準
特定技能の定期面談は、3か月に1回以上の頻度で実施する必要があります。この基準は、業種や受入れ企業の規模にかかわらず共通して適用されます。そのため、1号特定技能外国人を受け入れている間は、継続して定期面談を行わなければなりません。
「3か月に1回以上」と定められているため、より短い間隔で面談することは可能です。一方で、前回の面談から3か月を超えてしまうと、義務的支援を適切に実施していないと判断される可能性があります。
受入れ人数が増えるほど、対象者ごとの面談日を管理するのは難しくなります。実施漏れを防ぐためにも、年間の面談スケジュールをあらかじめ作成し、前回の実施日や次回の予定日を対象者ごとに記録しておくことが大切です。
外国人本人と監督をする立場の者の双方が対象
特定技能の定期面談は、外国人本人だけでなく、その外国人を監督する立場の人に対しても実施する必要があります。監督する立場の人とは、特定技能外国人の業務内容を把握し、日常的に指示や指導を行っている上司、現場責任者、管理者などを指します。
本人への面談では、仕事や生活で困っていること、契約内容と実際の業務に違いがないかなどを確認します。一方、監督者への面談では、勤務態度や業務上の課題、職場でのコミュニケーション状況などを確認します。
それぞれ異なる立場から状況を把握するため、本人と監督者を同席させて一度に行うのではなく、個別に面談の機会を設けることが望ましいです。特に本人との面談では、周囲を気にせず率直に話せる環境を整えましょう。
定期面談で確認すべき主な項目
特定技能の定期面談では、外国人本人の就労状況や生活環境に問題がないかを、さまざまな視点から確認します。
用意した質問を形式的に読み上げるだけでは、本人が抱えている悩みや職場で起きている問題を十分に把握できません。回答の内容だけでなく、普段と異なる様子がないかにも注意を払い、実情を丁寧に確認する姿勢が大切です。
また、面談は特定技能外国人が十分に理解できる言語で行い、仕事や生活上の悩みを安心して話せる環境を整える必要があります。周囲を気にせず率直に相談できる雰囲気をつくることで、問題の早期発見につながります。
ここでは、特定技能の定期面談で確認しておきたい代表的な項目について詳しくお伝えします。
労働条件・賃金・労働時間に関する確認
特定技能の定期面談で特に重要なのが、実際の労働条件が雇用契約の内容どおりに守られているかを確認することです。
具体的には、毎月の報酬が適切に支払われているか、契約書に記載された業務以外の仕事を任されていないか、労働時間や休日が契約内容と異なっていないかなどを一つずつ確認します。あわせて、所属する受入れ機関以外の事業主のもとで働いていないかも確認が必要です。
賃金の未払いや過度な長時間労働、契約外の業務への従事は、特定技能外国人の受入れにおいて見過ごしてはならない問題です。しかし、本人が職場での立場を気にして、自分から申し出られないこともあります。
そのため、定期面談では「問題はありませんか」と尋ねるだけでなく、給与明細や勤務時間、実際に担当している業務などを具体的に聞き取り、雇用契約との違いがないかを丁寧に確認することが大切です。
生活状況・健康・職場環境に関する確認
特定技能の定期面談では、労働条件だけでなく、生活上の困りごとや健康状態、職場の人間関係についても確認します。
たとえば、日常生活で不安を感じていることはないか、医療機関の受診や行政手続きで困っていないか、職場でハラスメントや差別的な扱いを受けていないかなどを丁寧に聞き取ります。悩みがあっても、誰に相談すればよいか分からず、一人で抱え込んでいないかを確認することも大切です。
特定技能外国人は、住居の契約や役所での手続き、病院の利用など、日本での生活に不安を感じることがあります。定期面談を通じてこうした問題を早めに把握できれば、必要な窓口の案内や通訳など、適切な支援へ速やかにつなげられます。
また、職場での人間関係やコミュニケーションに問題がないかを確認することも、本人が安心して働き続けるために欠かせません。小さな変化や悩みを見逃さず、必要に応じて職場環境の改善につなげることが重要です。
面談で把握した問題への対応と通報義務
面談を通じて何らかの問題が把握された場合には、受入れ機関として適切に対応する必要があります。
特に、面談の過程で労働基準法その他の労働関係法令に違反している疑いを把握した場合には、労働基準監督署などの関係行政機関への通報が必要になります。
また、在留資格や受入れ体制に関わる問題がある場合には、地方出入国在留管理局への相談・報告も検討する必要があります。
定期面談は、問題を「聞き取る」だけで終わるものではありません。
把握した内容に応じて、社内での是正、関係部署への共有、必要に応じた行政機関への通報など、次の対応につなげてこそ意味があります。
そのため、面談で得られた情報をどのように記録し、誰が確認し、どの部署が対応するのかという社内フローをあらかじめ整理しておくことが、実効性のある運用につながります。
定期面談の実施方法と最新の運用ルール
定期面談の実施方法については、運用見直しによって取り扱いが変化しています。
最新のルールを正しく理解していないと、認められない方法で面談を行ってしまうおそれがあるため、現行の取り扱いを確実に押さえておく必要があります。
ここでは、実施方法に関する最新の運用ルールと、記録・届出の流れについて解説いたします。
対面実施の原則とオンライン面談の取り扱い
定期面談の実施方法は、時期によって取り扱いが変わってきました。
新型コロナウイルス感染症の流行下では、一定の取扱いとしてオンラインでの面談が認められていましたが、2024年1月1日以降はその取扱いが終了し、原則として対面で実施する運用となりました。
その後、2025年4月の運用見直しにより、面談対象者の同意がある場合には、一定のルールのもとでオンライン面談も実施できるようになっています。
これにより、遠方の事業所や複数拠点で特定技能外国人を受け入れている企業にとっては、面談の運用がしやすくなった面があります。
ただし、オンラインで実施する場合でも、本人が率直に状況を話せる環境を整えることや、確認すべき項目を漏れなく確認することは、対面の場合と変わりません。
また、本人が対面での面談を希望する場合や、オンライン面談では実態把握が難しいと判断される場合には、対面での実施を検討する必要があります。
面談記録の作成と定期届出への反映
定期面談を実施した後は、参考様式などを用いて、面談内容を記録として残しておく必要があります。
面談で確認した事項や、そこで把握された問題、対応の状況などを記録しておくことは、支援を適切に実施した証跡となるだけでなく、後の対応や引き継ぎの際にも役立ちます。
また実施内容や面談記録は追加資料として提出を求められる場合があるためしっかり保管しておくことが重要です。
定期届出の提出頻度については、令和7年4月1日施行の省令改正により、従来の四半期ごとから年1回へ変更されています。
なお、定期届出の提出頻度が年1回になっても、定期面談そのものの実施頻度が年1回になるわけではありません。
定期面談は、従来どおり3か月に1回以上実施する必要があります。面談の実施頻度と届出の提出頻度は別の概念であるため、両者を混同しないよう注意が必要です。
届出の様式や提出時期は改正の影響を受けるため、出入国在留管理庁の最新情報を確認しながら準備を進めることが重要です。
※定期届出については、こちらのコラムをご覧ください。
特定技能の定期面談を適切に運用し続けるために
特定技能の定期面談は、特定技能1号外国人を受け入れる機関に求められる重要な支援の一つです。
3か月に1回以上、外国人本人と監督する立場の者の双方に対して実施し、労働条件や報酬、生活状況、職場環境などを確認する必要があります。
また、面談で法令違反などの問題を把握した場合には、関係行政機関への通報も含めて適切に対応することが大切です。
近年はオンライン面談の取り扱いや定期届出の頻度など、運用ルールにも変更があるため、常に最新情報を確認しながら進める必要があります。
定期面談は、単なる形式的な確認ではなく、特定技能外国人が安心して働き続けられる環境を整えるための大切な機会です。
自社だけで対応することに不安がある場合は、弊社医療介護ネットワークにご相談ください。