医療介護ネットワークのコラムをご覧いただきありがとうございます。
特定技能外国人を採用するとき、「支援業務は登録支援機関に任せるもの」と考えている経営者や採用担当者もいるのではないでしょうか。
しかし、特定技能制度では、一定の基準を満たしていれば、受入れ機関が自社で1号特定技能外国人への支援を行うことも可能です。登録支援機関への委託費用を抑えたい、社内に外国人材の受入れノウハウを蓄積したいといった理由から、自社支援を検討する事業者もあります。
一方、自社支援には必要な体制や要件があり、すべての企業がすぐに始められるわけではありません。
この記事では、1号特定技能外国人の自社支援に必要な要件や実施すべき支援内容、登録支援機関へ委託する場合との違いについてわかりやすく解説します。
1号特定技能外国人は自社支援できるのか
結論からいうと、一定の基準を満たしている特定技能所属機関（受入れ機関）であれば、登録支援機関へ委託せず、自社で1号特定技能外国人への支援を行うことができます。
1号特定技能外国人を受け入れる場合、受入れ機関には「1号特定技能外国人支援計画」を作成し、その計画に基づいて必要な支援を実施することが求められます。
ただし、登録支援機関への委託そのものが一律に義務づけられているわけではありません。
自社支援と登録支援機関への委託という選択肢がある
1号特定技能外国人を受け入れる企業には、事前ガイダンスや生活オリエンテーション、相談対応など、支援計画に基づいた支援を実施する義務があります。
必要な基準を満たしている企業であれば、社内の支援責任者や支援担当者を中心に自社で支援を行うことが可能です。
一方、自社だけで必要な支援体制を整えることが難しい場合には、出入国在留管理庁の登録を受けた登録支援機関へ支援の全部を委託する方法があります。
また、自社で支援体制に関する基準を満たしている場合には、必要に応じて支援の一部を外部へ委託することも可能です。
自社支援と外部委託のどちらを選ぶかは、外国人材の受入れ経験や社内の人員体制、対応できる言語などを踏まえて判断することが大切です。
自社支援を検討するメリット
自社支援を検討する理由のひとつが、登録支援機関への委託費用を抑えられる可能性があることです。
複数の1号特定技能外国人を継続的に雇用する場合、登録支援機関へ支払う委託費用と、自社で支援体制を整えた場合の人件費や業務負担を比較することになるでしょう。
また、自社の職員が直接支援に関わることで、外国人材の仕事や生活上の悩みを把握しやすくなるというメリットも考えられます。
特に介護現場では、業務上のコミュニケーションだけでなく、日本での生活や職場の人間関係などについて相談を受けることもあります。
日頃から外国人材と接している職員が支援に関わることで、小さな変化や悩みに気づきやすくなるでしょう。
ただし、自社支援を選べば必ず費用を削減できるとは限りません。担当者の人件費や通訳費用なども含め、必要な支援を継続できる体制があるかを確認することが重要です。
1号特定技能外国人の自社支援に必要な要件
自社支援を行うためには、特定技能所属機関として、支援計画を適正に実施できる体制を整えている必要があります。
単に外国人を雇用した経験があるだけで自社支援が認められるわけではありません。
ここでは、自社支援を検討する際に特に確認しておきたいポイントを紹介します。
受入れ・相談対応などに関する支援体制の基準を満たす
自社支援を行うには、過去の中長期在留者の受入れ・管理実績や、外国人の生活相談などに従事した経験を持つ役員・職員の有無など、出入国在留管理庁が定める支援体制に関する基準を満たす必要があります。
自社支援が可能かどうかを判断する基準はひとつではなく、複数の要件が設けられています。
そのため、「外国人を雇用した経験があるから自社支援できる」と判断するのではなく、自社のこれまでの受入れ状況や担当者の経験が、制度上の基準に該当するかを確認することが重要です。
初めて外国人材を受け入れる場合など、自社だけでは基準を満たすことが難しいケースでは、登録支援機関への委託を検討する必要があります。
支援責任者・支援担当者を選任する
自社支援を行う場合は、支援責任者と支援担当者を選任します。
支援責任者は支援担当者を監督する立場を担い、支援担当者は支援計画に基づいて実際の支援を行います。
なお、支援責任者と支援担当者は必ず別の人を選任しなければならないわけではありません。要件を満たしていれば、同じ人が兼任することも可能です。
重要なのは、1号特定技能外国人への支援を中立的かつ適切に行える体制になっていることです。
そのため、支援担当者を選ぶ際には、外国人本人との指揮命令関係や社内での立場なども踏まえ、制度上の要件を満たしているか確認する必要があります。
外国人が十分に理解できる言語で対応できる体制を整える
1号特定技能外国人からの相談や苦情への対応などは、外国人本人が十分に理解できる言語で行う必要があります。
ただし、支援責任者や支援担当者本人が必ず外国語を話せなければならないわけではありません。
社内に対応できる職員がいない場合には、必要に応じて通訳者などを活用し、外国人が十分に理解できる言語で支援できる体制を整える方法もあります。
介護現場では、仕事上の悩みだけでなく、住居や行政手続き、日常生活など幅広い相談が寄せられる可能性があります。
困ったときに母国語などで相談できる環境を用意しておくことは、外国人材が安心して日本で働き続けるためにも重要です。
地方公共団体の共生施策にも対応する
2025年4月から、特定技能外国人の受入れに関する制度の一部が変更され、受入れ機関には地方公共団体が実施する共生施策への協力が求められるようになりました。
特定技能外国人が活動する事業所の所在地や住居地が属する市区町村に対して「協力確認書」を提出するほか、地方公共団体から共生施策への協力を求められた場合には、必要な協力を行います。
また、地方公共団体が実施する共生施策のうち、特定技能外国人への支援に関係するものについては、必要に応じて支援計画に反映することも求められます。
自社支援を検討する際には、社内だけで完結する体制ではなく、地域との連携についても確認しておきましょう。
自社支援で実施すべき10項目の支援内容
1号特定技能外国人に対しては、支援計画に基づいて10項目の義務的支援を実施する必要があります。
自社支援を行う場合には、必要な支援を適切に実施するとともに、支援状況を確認できるよう記録を残しておくことも大切です。
事前ガイダンスを実施する
雇用契約の締結後、在留資格認定証明書交付申請や在留資格変更許可申請を行う前に、事前ガイダンスを実施します。
労働条件や活動内容、日本への入国手続き、保証金の徴収がないことなど、外国人本人が日本で働き始める前に知っておくべき内容を説明します。
対面だけでなく、テレビ電話などを利用した方法も認められています。
出入国時の送迎を行う
1号特定技能外国人が日本へ入国するときには、空港などから事業所または住居まで送迎します。
また、特定技能としての活動を終えて帰国する場合には、空港などまで送迎・同行し、保安検査場への入場を確認するところまで対応します。
単に空港まで送り届ければよいわけではない点に注意しましょう。
住居確保や生活に必要な契約を支援する
日本で生活するための住居確保も支援項目のひとつです。
必要に応じて受入れ機関が連帯保証人となる、社宅を提供する、受入れ機関が住宅を借り上げて提供するなどの方法で住居確保を支援します。
さらに、銀行口座の開設や携帯電話、水道・電気・ガスなど、生活に必要な契約についても情報提供や必要な補助を行います。
生活オリエンテーションを実施する
外国人本人が日本で生活していくために必要な情報を説明する「生活オリエンテーション」を実施します。
日本での生活ルールやマナー、公共交通機関や医療機関の利用方法、防災・防犯に関する情報、緊急時の連絡先など、説明する内容は多岐にわたります。
本人が内容を十分に理解できる言語で説明し、日本で生活するうえで必要な情報を適切に伝えることが重要です。
公的手続きへの同行・補助を行う
住居地の届出や社会保障、税など、日本で生活するために必要となる行政手続きについて情報を提供します。
外国人本人だけで手続きを進めることが難しい場合には、必要に応じて窓口へ同行したり、書類作成を補助したりすることも支援に含まれます。
日本語学習の機会を提供する
外国人本人の希望などに応じて、日本語教室や日本語学習教材などに関する情報を提供し、日本語を学べる機会を確保できるよう支援します。
受入れ機関自身が日本語教室を運営する必要はなく、地域の日本語教室やオンライン教材などを案内する方法もあります。
介護分野では利用者や職員とのコミュニケーションが日常的に発生するため、継続して日本語を学べる環境を整えることも大切です。
相談・苦情に対応する
仕事や日本での生活について外国人本人から相談や苦情があった場合には、本人が十分に理解できる言語で対応します。
相談内容に応じて必要な助言を行い、必要であれば行政機関などにつなげることも求められます。
「誰に相談すればよいのか分からない」という状態にならないよう、相談窓口や連絡方法をあらかじめ伝えておきましょう。
日本人との交流を促進する
地域のお祭りやイベント、自治会活動など、日本人と交流できる機会について情報を提供し、必要に応じて参加を支援します。
職場だけでなく地域社会とのつながりをつくることも、日本で安心して生活するための支援のひとつです。
本人の責任ではない理由で雇用契約を解除する場合は転職を支援する
受入れ企業側の事情など、外国人本人の責任ではない理由によって特定技能雇用契約を解除する場合には、転職に向けた支援を行います。
転職先を探すための情報提供や推薦状の作成など、次の就職先を見つけるために必要な支援を行うことが求められています。
定期面談を実施する
支援責任者または支援担当者は、1号特定技能外国人本人と、その外国人を監督する立場にある人に対して、3か月に1回以上の定期面談を実施します。
面談を通じて仕事や生活の状況を確認し、問題が起きていないかを把握します。
労働関係法令などに違反する事実を把握した場合には、関係行政機関へ通報するなど、必要な対応を取らなければなりません。
なお、3か月に1回以上の定期面談と、出入国在留管理庁への定期届出は別のものです。
2025年4月の制度改正により、定期届出は従来の四半期ごとから原則年1回に変更されました。定期面談については引き続き3か月に1回以上実施する必要があるため、混同しないよう注意しましょう。
自社支援と登録支援機関への委託の違い
自社支援と登録支援機関への委託では、費用だけでなく、社内の業務負担や必要となる知識にも違いがあります。
どちらが適しているかは、外国人材の受入れ人数や社内の人員体制などによって異なります。
費用面の違い
登録支援機関へ委託する場合には、契約内容や支援範囲に応じた委託費用が発生します。
自社支援であれば登録支援機関への委託費用は発生しませんが、支援そのものに費用がかからないわけではありません。
たとえば、支援責任者・支援担当者の人件費や通訳・翻訳費用、行政手続きや面談に対応するための時間、住居確保に伴う費用などが発生する可能性があります。
そのため、委託料金だけを見るのではなく、自社で支援した場合に発生する人的・金銭的な負担まで含めて比較することが大切です。
業務負担と専門知識の違い
自社支援では、事前ガイダンスや生活オリエンテーション、相談対応、定期面談、支援記録の管理などを自社で行います。
特定技能制度では届出や運用方法が変更されることもあるため、最新の制度を継続的に確認する体制も必要です。
一方、登録支援機関へ支援の全部を委託すれば、義務的支援に関する実務を外部の専門機関に任せられるため、社内の負担軽減につながります。
ただし、登録支援機関へ支援を委託したからといって、雇用主である受入れ機関の責任がすべてなくなるわけではありません。
雇用契約の適正な履行や労働関係法令の遵守など、受入れ機関として果たすべき義務については引き続き対応する必要があります。
自社支援が向いている企業の特徴
自社支援は、外国人材の受入れや生活相談に関する実績があり、社内に必要な支援体制を整えられる企業に向いています。
たとえば、支援責任者・支援担当者を配置できる、外国人が十分に理解できる言語で相談対応できる、定期面談や行政手続きなどに継続して対応できるといった企業です。
また、制度改正や届出について確認し、必要な記録を社内で適切に管理できることも重要になります。
一方、初めて1号特定技能外国人を受け入れる場合や、日々の業務で人員に余裕がない場合には、登録支援機関への委託を検討する方法もあります。
特に介護事業所では、現場職員が本来の介護業務を行いながら外国人材の生活支援まで担うことで、負担が大きくなる可能性があります。
現在の人員体制まで考慮して、自社支援を継続できるか判断しましょう。
自社支援か登録支援機関への委託か迷ったら
1号特定技能外国人への支援は、必要な基準を満たせば自社で行うことができます。自社支援には、外国人材と直接コミュニケーションを取りやすく、社内に受入れノウハウを蓄積できるメリットがあります。
一方、支援責任者・支援担当者の選任や多言語での相談対応、定期面談など、必要な支援を継続できる体制が欠かせません。特に介護事業所では、通常業務と並行して支援を行うため、担当者の負担も考慮する必要があります。
そのため、費用だけでなく、自社で適切な支援を続けられるかを基準に、登録支援機関への委託と比較することが大切です。
「自社支援の要件を満たしているのか分からない」
「自社支援と登録支援機関への委託のどちらが合っているか判断したい」
「外国人材を採用したいが、受入れ後の支援まで社内で対応するのは難しい」
特定技能外国人の採用や受入れ体制づくりでお困りの際は、医療介護ネットワークまでお気軽にご相談ください。